Organizar la foto de un evento no es “llevar una cámara”: es prever agenda, luz, accesos, speakers y hitos. Si quieres resultados listos para prensa y RRSS, trabaja con un fotógrafo de eventos corporativos en Santiago.
En esta guía verás un checklist de cobertura fotográfica para eventos y los tiempos de entrega reales para no pillarte los dedos con comunicaciones.
Brief ganador (lo mínimo que debe tener)
Sin brief, improvisas; con brief, fabricas resultados. Tu documento debería responder como mínimo:
- Objetivo del evento: ¿Qué quieres lograr con las fotos? (prensa, reporte interno, RRSS, web).
- Agenda y hitos: hora de apertura, speakers clave, premiaciones, networking, foto oficial, cierre.
- Shot list mínima: plano del escenario, branding, sala llena, aplausos, close-ups de ponentes, interacción con público, stands y B-roll.
- Accesos y permisos: acreditación, ubicaciones permitidas, backstage, desplazamientos.
- Estética y uso final: orientación (vertical para RRSS, horizontal para web/PR), mood (corporativo/energético/limpio).
- Datos de contacto: responsable de comunicaciones, técnica y producción.
Tip: si hay “hito sin foto”, ese hito no existió para marketing. Escríbelo en la agenda con hora y responsable.
Checklist por etapas
Pre-evento (48–2 h antes)
- Revisa venue y luz (ventanas, contraluces, temperatura de color).
- Confirma acceso/estacionamiento y puntos de toma (lateral escenario, pasillos, FOH).
- Pide listado de ponentes y VIP, orden de aparición y protocolo.
- Define shot list corta (15–20 ítems) y prioridades (qué no se puede perder).
- Prepara tarjetas/backup y nombres de carpetas (PR, RRSS, B-roll).
- Coordina con sonido/iluminación para no “pelear” con focos ni humo.
En vivo (durante el evento)
- Apertura: aforo, branding visible, energía de sala.
- Speakers: planos medios y close-ups; diapositivas legibles; reacción del público.
- Networking: manos estrechándose, conversaciones, risas, credenciales visibles.
- Stands/activaciones: producto + gente interactuando + logotipos.
- Premiaciones/foto oficial: protocolo completo, entrega de galardón, aplausos.
- B-roll constante: señalética, detalles, catering, staff trabajando.
Cierre (post-evento inmediato)
- Foto de equipo/organización con branding.
- Verifica que tienes mínimos de PR (speaker principal, autoridades, aforo, activaciones clave).
- Entrega selección express si se prometió: 10–20 imágenes editadas para prensa/LinkedIn.
Tiempos de entrega y formatos
- Set “prensa” express: 10–20 fotos seleccionadas, editadas y optimizadas el mismo día o dentro de 24 h (según acuerdo).
- Galería completa: edición base y curaduría 24–72 h (volumen y complejidad mandan).
- Formatos y tamaños:
- RRSS: 1080–2048 px lado mayor.
- Web/PR: 2500–3500 px lado mayor, 72–120 ppp, compresión cuidada.
- Originales bajo pedido: si comunicaciones o diseño lo requieren.
- RRSS: 1080–2048 px lado mayor.
Tip: crear carpetas separadas (“PR”, “RRSS”, “B-roll”) acelera a marketing y evita retrabajo. Si quieres ver cómo estos tiempos, entregables y derechos de uso influyen en el valor final, revisa esta guía sobre precios de fotografía de eventos corporativos en Chile: rangos y factores.
Errores comunes que arruinan fotos (y cómo evitarlos)
- Sala sin luz útil: confía la iluminación a la productora y coordina un “test” 30 min antes.
- Sin plano de escenario: sin plano no hay encuadres potentes; pide diagrama básico.
- Sin acceso lateral/central: limita variedad; negocia movimiento del fotógrafo con protocolo.
- Agenda líquida: si cambian horarios, que alguien avise al fotógrafo (WhatsApp del stage manager).
- Shot list infinita: 80 puntos = 0 foco. Cierra 15–20 imprescindibles y el resto como “nice to have”.
Plantilla de brief (para copiar/pegar)
1) Datos del evento
- Nombre oficial:
- Fecha / Horario:
- Venue / Dirección / Sala:
- Responsable de comunicaciones (nombre + móvil):
2) Objetivo de las fotos
- Uso principal (PR / RRSS / Web / Reporte interno):
- KPI visual (¿qué foto “cuenta” el éxito?):
3) Agenda e hitos
- Apertura (hora):
- Speakers (orden y tiempos):
- Premiaciones (detalle):
- Networking / Activaciones:
- Foto oficial (quiénes y dónde):
4) Shot list mínima (prioridades)
- Branding / Sala llena
- Speaker principal + diapositivas
- Reacciones del público
- Networking / Stands
- Premiación / Foto oficial
- B-roll (detalles, señalética, equipo)
5) Logística
- Acreditación / Accesos:
- Contacto de producción / Sonido / Iluminación:
- Observaciones (protocolos, restricciones):
6) Entrega
- Set PR express: ¿Sí/No? plazo:
- Galería completa: plazo:
- Carpetas: PR / RRSS / B-roll
- Formatos especiales:
Cierre
Con un brief claro, una agenda realista y este checklist, tendrás fotos que venden el evento al día siguiente. Si buscas un equipo que llegue con todo este proceso ya incorporado y entrega express garantizada, mira cómo trabajamos la cobertura de eventos corporativos en Chile.
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